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Como fazer reuniões mais produtivas

Reuniões são realizadas para tomar decisões, informar fatos importantes, estabelecer planejamentos estratégicos, entre outras finalidades. Mas para que as reuniões sejam produtivas, existem algumas medidas simples que ajudam a aproveitar melhor o tempo das pessoas. Afinal, reunir a equipe para um encontro sem fim específico, por pura rotina, é perda de tempo e atrapalha a produtividade.

Confira a seguir algumas dicas para tornar suas reuniões mais produtivas:

Pauta da reunião definida

Todos os participantes devem chegar à reunião sabendo exatamente o tema a ser tratado, seus principais aspectos e o que deve ser realizado a partir do encontro. Essa medida possibilita que as pessoas se preparem previamente, lendo relatórios sobre o tema, adiantando resultados e trazendo informações mais atualizadas.

 

Equipe preparada

Toda a equipe que vai participar precisa se preparar para a reunião, seja lendo relatórios importantes ou trazendo informações atualizadas para o encontro. Quem não faz a lição de casa deve ser repreendido para chegar mais bem preparado no próximo encontro.

 

Horário definido de início e término

Reuniões produtivas não significam reuniões intermináveis. Para que todos possam se programar e aproveitar ao máximo o tempo designado para o encontro, é preciso definir uma hora de início e outra de término. Atrasos não podem ser tolerados, já que eles podem prejudicar o tempo de duração da reunião.

 

Foco no assunto

É comum que nas reuniões surjam novos problemas, desafios e temas. No entanto, é preciso manter o foco no tema previamente estabelecido para aquela reunião. Para aproveitar as contribuições de temas paralelos, basta sugerir uma lista de “assuntos a discutir depois”. Isso ajuda a não perder o foco nem as novas pautas levantadas para um próximo encontro.

 

Sem conversas paralelas

Conversas paralelas, mesmo que sejam sobre o mesmo tema da reunião, podem acabar distraindo a equipe e desviando a atenção do que realmente importa. Então, tente evitar esse tipo de hábito e conduza a reunião direcionando a ordem de quem deve falar, para organizar melhor a discussão.

 

Participação

Evite um clima formal durante os encontros com sua equipe. Esse tipo de ambiente pode inibir novas ideias e críticas importantes para a empresa. Assim, crie um ambiente convidativo, para que as pessoas se sintam à vontade para opinar e dar suas contribuições sobre os temas tratados.

 

Próximos passos e responsabilidades definidos

Ao saírem de uma reunião, os participantes devem saber exatamente o que precisam fazer para entregar seus resultados e quando. Portanto, é essencial estabelecer tarefas e prazos para cobrar resultados. Assim como é preciso definir responsabilidades. Cada um precisa entender bem sua tarefa — tanto o responsável por ela, quanto o resto da equipe.

 

Fonte: Exame / ADV Tecnologia